MEP carece de controles para aprobar recursos a Juntas Administrativas y de Educación

Así lo señala auditoría de la Contraloría

La Contraloría General de la República (CGR) realizó auditoría al Ministerio de Educación Pública (MEP) para determinar si ha implementado mecanismos de control sobre aprobación y seguimiento presupuestario de los recursos administrados por las Juntas de Educación y Administrativas conforme al marco regulatorio aplicable.

El MEP tiene la responsabilidad de aprobar y dar seguimiento a presupuestos de más de 4000 Juntas de Educación y Administrativas, que durante el periodo 2020 ejecutaron ingresos que ascendieron a los ₡323.113,0 millones, de los cuales un 68% (₡219.532 millones) corresponde a transferencias giradas por ese Ministerio.

La Auditoría determinó que los mecanismos definidos e implementados por el Ministerio de Educación Pública no aseguran la ejecución de la aprobación y el seguimiento presupuestario de los recursos administrados por las Juntas de Educación y Administrativas conforme al marco regulatorio aplicable.

Al respecto, las acciones para la aprobación y el seguimiento presupuestario de esos recursos no se definen y ejecutan de manera sistemática y planificada, en concordancia con los fines institucionales y los requerimientos de las partes interesadas.

Entre otros aspectos, se tiene la emisión de normativa por parte de diferentes dependencias del Ministerio sin la coordinación necesaria, en perjuicio de la claridad de funciones, la trazabilidad de las actividades y los controles respectivos. Existen debilidades en la conformación y los niveles de interrelación formal entre la Dirección Financiera, las 27 Direcciones Regionales y las otras dependencias del Ministerio que deben interactuar en el proceso.

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En esa línea, existe una limitada coordinación que ha generado que se transfieran recursos a las Juntas sin verificar previamente que se cuenta con el presupuesto aprobado y se conozcan los objetivos y metas formulados para su aplicación conforme al fin para el cual fueron destinados.

Foto cortesía Contraloría

La definición de funciones asignadas a las Direcciones Regionales para la aprobación y seguimiento presupuestario presenta debilidades relacionadas con la ausencia de perfiles específicos de los puestos a cargo de esta labor ni se brinda la capacitación respectiva; además, existen debilidades en la distribución de funciones ya que no se considera, entre otros, la demanda de servicios conforme a la cantidad de Juntas a cargo de cada Dirección, la dinámica organizacional, el entorno y los riesgos, lo que por ejemplo, genera que una sola persona tenga a su cargo la aprobación presupuestaria de los recursos de hasta 212 Juntas.

El Ministerio ha definido controles para la aprobación de los presupuestos iniciales, modificaciones y extraordinarios que presentan las Juntas a las 27 Direcciones Regionales; sin embargo, dichos controles no son ejecutados o se aplican de manera parcial.

Entre otras situaciones, el 89% de las Direcciones Regionales no considera los resultados de la ejecución del presupuesto de las Juntas; el 41% no dispone de mecanismos para garantizar que los presupuestos ordinarios se tramiten en el plazo, el 56% no dispone de éstos para el trámite de los presupuestos extraordinarios y el 63% para modificaciones externas; además, el 17% no notifica la resolución de los documentos presupuestarios a las Juntas y quienes lo notifican, no disponen de un formato estandarizado para esa comunicación.

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Aunado a lo anterior, el 85% de las Direcciones Regionales no ejecuta la gestión de los riesgos asociados a la aprobación y seguimiento presupuestario y no se dispone de insumos integrados para la toma de decisiones, la retroalimentación y la mejora continua.

En ese sentido, se carece de información oportuna sobre los recursos aprobados a cada una de las Juntas, el cumplimiento de las metas establecidas en sus planes de trabajo, entre otra información que le permita al Ministerio conocer la orientación final de los recursos administrados por dichas Juntas; así como, la verificación del cumplimiento de objetivos para los cuales se destinan los recursos.

Respecto al seguimiento del uso, disposición y administración de los recursos de las Juntas, las actividades se ejecutan sin un propósito definido y existen debilidades relacionadas con su estructura, funciones y vinculación con la planificación estratégica, lo que limita el aseguramiento razonable de la operación, así como la verificación del logro de los objetivos.

Al respecto, un 48% de las Direcciones Regionales no realizan ese seguimiento, o bien, lo ejecuta de manera parcial, debido a que existe poca claridad y comprensión del marco normativo; no se dispone de herramientas estandarizadas que posibiliten la ejecución de actividades; los procesos no son sistemáticos y estructurados en las 27 Direcciones Regionales y existe un manejo inadecuado de la información en detrimento del acceso oportuno de la misma.

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¿Qué sigue?

La contraloría emitió las disposiciones a la Ministra de Educación Pública, a la Directora Financiera y al Director de Gestión y Desarrollo Regional de ese Ministerio, con el propósito de que se implementen las acciones que permitan subsanar las situaciones indicadas, mediante la definición de orientaciones estratégicas y el rediseño de la aprobación y seguimiento presupuestario de los recursos administrados por las Juntas de Educación y Administrativas, de manera que se definan mecanismos sistemáticos, claros y estructurados que permitan orientar la ejecución de actividades basadas en el control interno, la calidad, la gestión para resultados y de riesgos; así como, el cumplimiento del marco regulatorio aplicable.

Redacción

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