Guía para implementar correctamente la factura electrónica

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Para el 2019, todos los contribuyentes del país estarán obligados a registrar sus transacciones y emitir sus comprobantes mediante el sistema de facturación electrónica.

En enero de este año, la Administración Tributaria notificó a 300 grandes contribuyentes sobre el proceso de verificación y afiliación; posteriormente, se irán incorporando los demás una vez que se haga la publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Como este es un proceso nuevo tanto para las empresas, los profesionales y los consumidores, el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, brinda una guía sobre los aspectos básicos de la implementación de la factura electrónica.

“Desde el 2009 algunas empresas, colegios y profesionales, empezaron a utilizar el sistema de facturación electrónica y el público prácticamente no percibió el cambio. Para facilitar esa transición, es de gran ayuda que un contador público autorizado brinde asesoría ya que existen varios aspectos técnicos que podrían confundir a los contribuyentes y eso puede generar retrasos en el proceso de afiliación e implementación”, indicó Dunia Zamora, Fiscal del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica.

Existen aspectos claves que deben conocer tanto los contribuyentes como los consumidores. A continuación el detalle:

·       ¿Qué es la factura electrónica?: consiste en un comprobante digital que se genera cuando se realiza una venta de bienes o servicios, y también se utilizará para los registros contables, notas de crédito y notas de débito. Contiene los mismos datos que las facturas impresas.

·       ¿Por qué se hace la migración a la factura electrónica?: se debe fundamentalmente a la iniciativa de la Administración Tributaria, de tener mayor control e impedir la evasión fiscal.

·       ¿Quiénes deben cumplir con la nueva disposición?: las personas físicas, sociedades anónimas, asociaciones, fundaciones, fideicomisos aún y cuando no le corresponda pagar impuesto de renta.

·       Sobre el proceso de afiliación: se debe realizar mediante el formulario de verificación y afiliación del Registro Único Tributario conocido como D140, que está disponible en la plataforma electrónica del Ministerio de Hacienda, este trámite no tiene ningún costo.

·       Inversión tecnológica: los contribuyentes sí deberán invertir dinero en la actualización de su software para poder emitir las facturas electrónicas o bien, deberán contratar a una de las empresa que proveen dicho servicio.

·       Diseño de facturas: las facturas y comprobantes deben contemplar todas las disposiciones de la Administración Tributaria, por ejemplo, deben contener el consecutivo numérico de la factura. Los contribuyentes pueden personalizar la documentación con su logotipo y los datos de contacto telefónico o dirección de oficinas y sucursales.

·       Negocie el respaldo de sus facturas en la “nube”: en el caso de que se contrate a una de las 9 empresas proveedoras del servicio de facturación electrónica, es vital que el contribuyente negocie en sus contratos los plazos de respaldo de los documentos. Se recomienda pedir que ese respaldo en “la nueve” sea como mínimo, un periodo fiscal y un máximo de cuatro años.

·       ¿Cuáles documentos recibirá el consumidor?: además de la factura electrónica, a los correos electrónicos llegará un comprobante de “confirmación”, que contiene un sello del Ministerio de Hacienda para validar la compra.

·       ¿Qué hacer si no se reciben los comprobantes de compra?: los consumidores deberán verificar sus datos de correo electrónico en el comercio o bien, pedir la documentación impresa.

·       La factura electrónica no reemplaza la garantía de los artículos: siempre que compre un bien es necesario que solicite la garantía en un documento físico (papel), pues la facturación electrónica no sustituye los derechos de garantía de los artículos.

·       ¿Qué pasa si no soy un consumidor tecnológicamente amigable?: no hay que preocuparse por eso, ya que el consumidor siempre tendrá el derecho a pedir que su factura sea en papel.

·       ¿Cual información debo enviarle al Contador?: ya no es necesario hacerle llegar a los contadores ningún tipo de papel, para los procesos de registro será suficiente enviar por correo electrónico las facturas y con el mensaje de confirmación que contiene la validación de la Administración Tributaria. Se le recomienda a los contribuyentes hacer carpetas electrónicas mensuales en las que puedan guardar toda la información.

·       ¿Qué deben hacer las empresas con los talonarios de facturas físicas ya existentes?: se recomienda guardar las facturas NO usadas para evitar cruces de información u otro tipo de inconvenientes.

·       Esté atento a las publicaciones en el Diario La Gaceta: los medianos y pequeños contribuyentes no recibirán mediante correo electrónico, la notificación de las fechas en las que les corresponda ajustarse a la facturación electrónica, por eso es importante que con frecuencia revisen el Diario La Gaceta, ya que la Administración Tributaria escogió este medio para informar a estos grupos.

·       Ventajas: se reduce o elimina el uso de papel, se simplifica el proceso contable, facilita la trazabilidad y evita la alteración del consecutivo de facturas.

·   Desventajas: al ser un proceso nuevo es posible que existan dudas acerca de cómo opera el proceso, también se podrían presentar errores de usuarios primarios.